Construa um processo de orçamentação melhor, com base na gestão do tempo

Este artigo foi escrito pela CABINET VISION Hexagon, para a Woodworking Network.

Tantos como nós que foram sugados pelo vórtice das redes sociais podem bem confirmar: pensar que sabemos como gastamos o nosso tempo, não é bem o correspondente à verdade. É um pouco alarmante quando descobrimos que aqueles 15 minutos gastos no Instagram foram na realidade duas horas. Assim como, é assustador quando descobrimos que aquela hora que você pensou que dedicou para terminar um trabalho, foram na verdade quatro!

A busca por processos de orçamentação precisos pode ser uma verdadeira dor de cabeça porque entender onde o tempo é gasto leva um tempo valioso que muitas empresas, principalmente fábricas menores, pensam que não têm. Pode ser de facto difícil enviar simplesmente os trabalhos sem rastrear cada minuto gasto numa série de tarefas, especialmente se for uma equipa de um ou executar uma grande operação com várias peças de móveis. Embora exija algum esforço, entender quanto tempo normalmente leva para que a sua equipa conclua as tarefas, resulta em orçamentos mais eficientes e precisos, o que acaba por levá-lo a ser pago pelo trabalho que realmente fez.

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Tirar proveito da tecnologia que automatizará grande parte do trabalho de orçamentação, pode economizar muito tempo e resultar numa economia significativa a longo prazo. No entanto, se pensa em implementar um software que inclua a funcionalidade de orçamentação, como o CABINET VISION, mesmo assim precisará de dizer ao software quanto tempo deve ser alocado para tarefas específicas como realizar orçamentos, para refletir com precisão a quantidade de tempo alocado a cada projeto.

Investigue a sua própria fábrica

Uma excelente maneira para saber onde o tempo é gasto, é conduzir um estudo em tempo real sobre quanto tempo é dedicado a tarefas comuns. Depois de ter uma ideia sólida de quanto tempo normalmente é gasto em cada tarefa, pode usar os resultados do seu estudo para ajudar a construir a base do seu processo de orçamentação.

Quanto tempo é gasto ao mover as peças pela fábrica? Quanto tempo é gasto ao mover essas peças dependendo do tamanho delas? Organizar, etiquetar, mover e às vezes até localizar as peças pode levar mais tempo à sua equipa do que aquilo que atualmente tem orçamentado, como tal vale a pena o esforço em avaliar novamente.

Uma grande vantagem em estudar o uso do tempo é que pode revelar algumas maneiras potencialmente simples de agilizar o seu fluxo de trabalho. Se uma quantidade significativa de tempo é gasto no manuseio de peças, por exemplo, reorganizar a fábrica para que as peças fiquem mais perto de onde precisam de estar desde o início, pode reduzir a deslocação. Da mesma forma, estudos em tempo real sobre a quantidade de tempo gasto na montagem, acabamento do trabalho e outras tarefas comuns, podem revelar que gasta mais tempo em algumas tarefas do que o previsto e menos tempo noutras.

Orçamentos melhorados com as ferramentas digitais

Ao pesquisar soluções de software de orçamentação, sugerimos que procure soluções que ofereçam flexibilidade e personalização, já que as soluções flexíveis permitem que os utilizadores definam o preço dos itens como acharem adequado. Da mesma forma, é ideal implementar soluções que considerem como os produtos são projetados e permitir que os utilizadores definam o preço acordado desses trabalhos.

Um software de orçamentação rígido pode dificultar a criação de orçamentos precisos com base no processo real usado, se ele for significativamente diferente do processo usado pelo sistema de orçamentação. Entre as soluções que oferecem recursos de orçamentação poderosos está o CABINET VISION, uma solução de software do design à fabricação que oferece flexibilidade, incluindo um sistema de orçamentação inteligente que facilita a discussão de alterações de projeto com os clientes sem ter que recalcular os orçamentos do zero. Para simplificar ainda mais o processo de orçamentação, o CABINET VISION permite que os utilizadores criem os seus próprios catálogos modulares com base nos catálogos em papel dos fornecedores.

Independentemente do pacote de software usado, a pedra angular do sucesso de qualquer sistema de orçamentação é a qualidade dos dados usados. Noutras palavras, deve começar com boas informações para criar orçamentos precisos. Isso inclui dados derivados de estudos de tempo, bem como informações precisas sobre fornecedores e preços. Embora leve algum tempo e esforço para colocar o software a funcionar, o tempo economizado nos orçamentos futuros, vale a pena.